依據ERP之標準規劃，廠商依據招標文件所述，將押標金存入總管理處統收帳戶之虛擬帳號是最省時省力的作法（系統自創收入傳票、收入傳票自動與保證金傳票結清）。
但是廠商未必會依招標文件所請，將押標金存入虛擬帳戶，而是將押標金逕存入單位活存/支存帳戶或是將押標金交付本公司員工。
當廠商將押標金逕存入單位活存/支存帳戶，則需請單位會計人員人工開立收入傳票（借：單位活存/支存帳戶 貸：應收帳款），並以人工結清該傳票與保證金傳票。
當廠商係將押標金（現金或支票）交付本公司員工時，本公司員工可有二種選擇：
(1)採購人員或出納人員逕將所收取之現金或支票至銀行填寫虛擬帳號臨櫃代收專用繳款單(台銀有標準單據，台企銀無標準單據)存入台銀/台企銀統收帳戶之虛擬帳號。
(2) 採購人員或出納人員逕將所收取之現金或支票直接存入單位活存/支存帳戶，再請單位會計人員人工開立收入傳票，並以人工處理方式結清該傳票與保證金傳票，之後再由出納建立收入解繳通報單將錢解繳至總管理處。
以上所述，應可發現將押標金存入單位活存/ 存帳戶雖為可行，但處理較為繁瑣，故建議除非不得已，僅量避免為佳。