在ERP系統未導入前，各單位所填製之「保證品退還通知單」係以人工填寫，各經辦人員填寫之方式並不一致；ERP導入後，透過系統之管控，改採列印產生全公司一致之「保證品退還通知單」。過去以人工作業方式填寫「保證品退還通知單」確實只需填寫2張A4或A5（紙張大小因單位而異）之表單，惟ERP系統上線後會列印4張A4之表單，其中2張為「退還通知單」，另2張則為「報銷單」。因功能性改變而增加的2張「報銷單」是可以透過單位採購經辦、出納及會計人員共同協議，改採電腦線上檢視而免列印的。依據本公司「保證品保管要點」之規定，廠商提出退還申請時應提示原「保證品保管單廠商聯」，該聯對於工程名稱、採購案號、契約編號…等資訊均有完整揭露。(ERP財務管理小組)